Mottagning av ärende
Konflikten anmäls till styrelse, verksamhetsansvarig eller utsedd kontaktperson. Ärendet registreras kort med datum, berörda parter och en neutral beskrivning av situationen.

Bekräftelse och första bedömning
Berörda personer får bekräftelse på att ärendet har tagits emot. En första bedömning görs av konfliktens allvar, omedelbara risker och om tillfälliga åtgärder behövs.

Insamling av information
Parterna får beskriva sin upplevelse var för sig. Vid behov samlas även relevant dokumentation, vittnesuppgifter eller tidigare beslut in.

Dialog eller medling
Om det bedöms lämpligt erbjuds ett gemensamt samtal med neutral mötesledare. Syftet är att klargöra händelsen, minska missförstånd och hitta en möjlig lösning.

Beslut om åtgärd
Om konflikten inte löses genom dialog beslutar ansvarig funktion om åtgärder, exempelvis överenskommelse, varning, tillfälliga begränsningar, vidare utredning eller avslut utan åtgärd.

Återkoppling till parterna
Berörda medlemmar informeras skriftligt om beslut, motivering och eventuella förväntningar framåt.

Dokumentation
Ärendet dokumenteras sakligt och konfidentiellt. Endast personer som behöver informationen får tillgång till den.

Uppföljning
Efter en bestämd tid följs ärendet upp för att säkerställa att konflikten inte fortsätter och att beslutade åtgärder fungerar.